1. 実験担当者ができること
自分が作成した募集と、共同管理ユーザーとして追加された募集を管理できます。
- 募集内容と公開状態の編集
- 基本スロットと予約カレンダーの管理
- 予約リスト、参加者情報、参加状態、謝礼状態の管理
- 個人メールテンプレートと募集専用メールテンプレートの編集
- 予約データ、参加者データのCSV出力
共同管理ユーザーに追加されると、その募集が「参加者募集リスト」に表示されます。組織全体の設定は組織管理者が行います。
2. 募集開始までの流れ
募集を作成参加者募集リストから新しい募集を作成し、予約種別を選びます。
募集内容を編集参加条件、場所、謝礼、予約フォーム、問い合わせ先を設定します。
予約枠を作成対面実験とイベントは、基本スロットから予約カレンダーへ枠を追加します。
表示を確認募集URLを開き、参加者からの見え方とメール文面を確認します。
募集中に変更公開状態を「募集中」にし、募集URLを案内します。
3. 参加者募集リスト
自分が作成した募集と共同管理の募集が表示されます。「担当」列で自分の募集か、他の作成者による共同管理の募集かを確認できます。
操作メニュー
- 募集内容の編集: 公開状態、募集本文、フォーム、共同管理などを編集します。
- 予約カレンダー: 予約枠を週表示で確認・編集します。
- 予約リスト: 予約枠を一覧で確認します。
- 参加者管理: 予約者の詳細、状態、メール送信を管理します。
- 募集URL: 参加者向けの募集ページを開きます。
「検索」を開くと、タイトル、状態、担当などで表示を絞り込めます。
4. 募集内容の編集
対面・オンライン実験では「実験の募集内容の編集」、イベントでは「イベントの募集内容の編集」と表示されます。
基本設定
タイトル、種別、所要時間、公開状態、募集期間、予約締切を設定します。募集期間を空欄にすると期間制限を設けません。
募集内容本文
参加者が予約前に読む本文です。参加条件、実験場所・集合方法、謝礼説明も明確に記載します。
予約フォーム設定
電話番号、所属、追加質問の表示と必須条件を設定します。必要な情報だけを収集してください。
共同管理ユーザー
この募集を担当する組織ユーザーを選びます。選択したユーザーの参加者募集リストに表示されます。
公開前の確認: 「募集中」にする前に募集URLを開き、本文、問い合わせ先、予約フォーム、予約枠、送信メールを確認してください。
5. 予約種別ごとの違い
| 種別 | 予約枠 | 主な設定 |
|---|
| 対面実験 | 必要 | 実施場所、集合方法、基本スロット、予約カレンダー |
| オンライン実験 | 使用しない | 外部URL、参加キー、定員、完了メール |
| イベント | 必要 | 開催場所、受付方法、基本スロット、予約カレンダー |
6. 予約カレンダーと予約枠
対面実験とイベントでは、最初に「基本スロット管理」でよく使う時間帯を作り、予約カレンダーへ日付を指定して追加します。単発の予約枠を直接追加することもできます。
予約枠で管理する内容
- 開始・終了時刻、定員、状態
- 予約数と残席
- 実施担当者（共同管理ユーザーから任意で選択）
- 管理メモ、前日確認メール
予約者がいる枠の時刻や定員を変更する場合は、参加者への影響を確認してください。受付停止や中止にした場合も、必要に応じて参加者へ連絡します。
7. 予約リストと参加者管理
予約リスト
予約枠を一覧で確認し、予約/定員、状態、実施担当者を更新できます。実施担当者の変更は画面を閉じずに保存されます。
参加者管理
氏名を選ぶと「閲覧・修正」を開き、連絡先、所属、追加質問などを確認できます。メール送信、状態変更、削除もこの画面から行います。
- 「検索」を開くと、氏名、予約日時などで絞り込めます。
- CSVでは一覧で省略された項目を含む参加者データを出力できます。
- 問題のあるメールアドレスは、閲覧・修正画面から組織の予約ブロックリストへ登録できます。
取扱注意: 参加者情報とCSVには個人情報が含まれます。必要な担当者だけが閲覧し、端末や共有先で適切に管理してください。
8. メールと通知
マイページの「メールテンプレート」では、自分が新しく作成する募集で使う個人テンプレートを編集できます。既存の募集の文面を変える場合は、「募集内容の編集」にある「本実験のメールテンプレート」または「本イベントのメールテンプレート」で上書きします。
- 予約完了、キャンセル、前日確認など、必要なメールだけ募集専用に上書きできます。
- Webhookを利用する場合は、送信先URLと通知内容を確認してテストします。
- SMTPや組織共通メールテンプレートは組織管理者が管理します。
9. 公開前・運用中の確認
- 募集URLをログアウト状態でも開き、表示と予約操作を確認する。
- 対面実験・イベントは、募集中の期間に予約可能な枠があるか確認する。
- 予約完了メールの差出人、本文、問い合わせ先、予約確認・キャンセルURLを確認する。
- メール送信に失敗した場合は、組織管理者にメール送信ログの確認を依頼する。
- 設定変更後は、既存予約へ影響しないか確認してから公開する。