1. 組織管理者の役割
組織管理者は、組織内のユーザーとすべての募集を管理し、組織共通のメール・表示設定を整えます。
- 組織ユーザーの招待、権限、状態の管理
- 組織実験リストから組織内のすべての募集を確認・管理
- 組織表示設定、SMTPメール設定、メール送信ログの管理
- 新規ユーザーへ引き継ぐ組織共通メールテンプレートの管理
- 組織全体の予約ブロックリストの管理
組織管理者は個人情報やメール送信設定へ広くアクセスできます。管理権限は必要なユーザーだけに付与してください。
3. 組織ユーザー管理
ユーザーを招待する
- 「組織ユーザー管理」から「組織ユーザーを招待」を開きます。
- メールアドレスと組織内の役割を選び、招待メールを送信します。
- ユーザーが氏名とパスワードを登録した後、必要に応じて状態を有効にします。
招待URLと再送したパスワード登録URLは6時間有効です。期限切れの場合は、保留ユーザーの編集画面から再送します。
役割と削除
組織管理者と実験担当者の役割を必要に応じて変更できます。ユーザーを削除する場合は、そのユーザーが作成した募集や管理データの移行先を確認してください。
4. 組織内の募集を管理する
「組織実験リスト」には組織内の募集がすべて表示されます。共同管理ユーザーに追加されていなくても、組織管理者は募集内容、予約枠、予約者を管理できます。
- 日常的に自分が担当する募集は、共同管理ユーザーに自分を追加して参加者募集リストでも管理します。
- 作成者以外の設定を変更する前に、担当者へ変更内容を確認します。
- 募集を削除する前に、予約データと参加者データのCSVが必要か確認します。
5. 組織設定
組織表示設定
組織名、公開ページの表示、公開募集一覧など、参加者に見える情報を設定します。
SMTPメール設定
システムSMTPを利用するか、組織個別SMTPを利用するかを選びます。
メール送信ログ
送信日時、宛先、結果、エラー内容を確認します。
組織共通メールテンプレート
新しく追加される組織ユーザーの個人テンプレートの初期値を設定します。
6. SMTPとメール送信ログ
組織個別SMTPを使う場合は、ホスト、ポート、暗号化方式、認証情報、差出人を入力し、同じ画面でテスト送信に成功することを確認してから保存します。
- システムSMTPを選んだ組織には、システム管理者が変更したSMTP設定が反映されます。
- 予約メールの控えをBCC送信する場合は、送信先アドレスを複数人で確認します。
- 送信エラーが出た場合は、メール送信ログの日時、宛先、エラー内容を確認します。
- Webhookを利用する場合は、HTTPSの送信先と受信側のログを確認します。
BCCの注意: 予約メールには参加者の個人情報が含まれる場合があります。控え送信先には組織が管理する正しいメールアドレスだけを設定してください。
7. メールテンプレートの引き継ぎ
テンプレートは、次の順に作成時の初期値として引き継がれます。既存の募集テンプレートは、組織共通テンプレートを変更しても自動では書き換わりません。
システム共通
システム全体の標準文面です。
組織共通
新しい組織ユーザーへ渡す初期文面です。
個人
ユーザーが新しく作成する募集の初期文面です。
募集専用
特定の実験・イベントだけで使う上書き文面です。
組織共通テンプレートを更新した後も、各ユーザーはマイページで自分の個人テンプレートを編集できます。既存募集の文面は、その募集の「募集内容の編集」で確認してください。
8. 予約ブロックリスト
問題があった参加者のメールアドレスを、理由とともに組織単位で登録します。登録されたメールアドレスは、その組織のすべての募集へ予約できません。
- 組織管理者は、組織内で登録された全件を閲覧・編集・削除できます。
- 実験担当者は、自分が登録した項目をマイページから管理できます。
- 登録理由には、必要最小限の事実を記録し、機微な情報を書きすぎないでください。
- 解除依頼があった場合に判断できるよう、登録者と登録日時を確認します。
9. 安全に運用するための確認
- 組織管理者の人数と権限を定期的に見直す。
- 保留・退職済みのユーザーを整理し、不要なアカウントを残さない。
- SMTPのテスト送信とメール送信ログを定期的に確認する。
- 参加者CSV、メールの控え、予約ブロックリストを個人情報として管理する。
- 募集削除や一括変更の前に、担当者と影響範囲を確認する。